What are "No Match" letters?

No Match letters are an educational communication to employers from the Social Security Administration indicating that the personal information of a worker (such as name, date of birth or Social Security number), does not match the agency’s records.

The letters invite employers to verify the information and make corrections, if needed, using the Social Security database to ensure that contributions are deposited in the worker's correct benefits account, such as retirement, Medicare, pension, disability and, in any case, the benefits of their survivors.

Many things can generate a discrepancy or “no match”, and the letters give examples. Common errors are due to typos, such as misspelling a name, or accidentally entering a worker's number with another's name. A “no match” may also occur due to unreported name changes, such as someone changing their last name after marriage, or a divorced person who changes their last name. Information may be missing. Or there may be errors when spelling complicated names and surnames in languages ​​other than English.

No Match letters say nothing to the employer about the worker's immigration status. The letter clearly specifies that receiving it does not mean that the worker intentionally gave incorrect information, and clearly states that "it is not related to work permits or immigration status."

Moreover, the letters clearly state that employers should not “take any action against a worker, such as firing, suspending, punishing or discriminating against him simply because his Social Security or name does not match our records. Any of those actions could, in fact, violate state or federal laws and create legal consequences."

What should the employer do after receiving a No-Match letter?

The letters only ask the employer to "review" the information and notify Social Security if there are changes and gives exact instructions on how to do it. But at the end the letters clearly say that if after following all the steps it is not possible to correct any errors, there is no need to do anything else. In short, there are no time frames or deadlines to correct anything, there is no need to fill out new forms, and there is no need to ask the worker for new information.

A letter from the Interim Commissioner of Social Security to Congressman Jim Costa also clarifies that the Social Security "will not take any action, nor are there any consequences for the employers who receive the letters." There is also the clear remark that "the SSA does not take any specific action other than sending the letter to the employer," and that "the SSA is not a law enforcement agency and our function has limited scope to try to ensure that we credit your earnings to each worker ..."

That is, the Social Security Administration does not impose fines or punish employers who do not act when they receive a No Match letter.

What should you do if the employer tells you they received a No Match letter?

Do Not quit your job just because the employer received a No Match letter.

Your employer cannot use the letter to retaliate or discipline you for exercising your rights.

If you were fired because the employer received a No Match letter, immediately ask for a clarification and demand to return to work. We can support you with letters that explain the situation to the employer.

First, thank your employer for the information, and clearly state that this is a problem between you and the Social Security Administration, important to you because it is about your benefits. Next, say that  you will review the information.

The employer cannot give you deadlines to "correct the information"; remind them that the letter says that if the discrepancy cannot be corrected there is nothing else to do. The Social Security Administration itself, on its website, explains that workers have up to three years to correct a mistake and allocate their earnings in the correct account. The No Match letter gives no deadline for any action to be taken.

Second, if there is an error with the information, you can go to a local Social Security office and make the corresponding clarifications.

Third, if you do not have valid work authorization, do not give your employer a false Social Security number. If you used a false number when you were hired, do not resubmit it and do not present a new number that is not valid. Do not sign letters or forms or authorizations to review your information.

Remember that you can keep silent about your immigration status. If a worker admits to being undocumented or not having a work authorization, the employer must, by law, fire him immediately.

If your employer asks you about your immigration status when informing you of the No Match letter, you can say the following:

“I understand that the No Match letter says nothing about my immigration status. When you hired me, you reviewed my documents. Inquiring again now about my status could violate several laws. ”

Tell your employer that you and other workers will consult with a lawyer or a worker center like Arise Chicago to find the best advice to solve the problem. If you are a member of a union, notify them immediately. We can support you by clarifying to the employer that he should not do anything against you and giving him complete and adequate information.

Remember: don't give up your rights! 

If you have more questions, contact Arise Chicago by sending a text message to 773-769-6000 or 312-715-8141, or emailing to [email protected] or [email protected], and come to one of our Labor Rights Workshops.

During the COVID-19 pandemic the Arise Chicago office is closed and workshops are held on our Facebook page: www.facebook.com/AriseChicago. 

More information in the Arise Chicago 2021 No Match Toolkit:

_______________________________________________________________________________

¿Qué son las cartas No-Match?

Las cartas de No-Match son una comunicación educativa a los patrones por parte de la Administración del Seguro Social indicando que hay una discrepancia, es decir, que la información personal de un trabajador (como su nombre, fecha de nacimiento o número de Seguro Social) no coincide con los registros de la agencia.

Las cartas invitan a los patrones a verificar la información y hacer alguna  corrección usando la base de datos del Seguro Social para asegurar que las contribuciones se depositen en la cuenta correcta de beneficios del trabajador, como jubilación, Medicare, pensión, discapacidad y, en todo caso, los beneficios de sus sobrevivientes.

Muchas cosas pueden generar una discrepancia, y las cartas dan ejemplos. Puede haber errores al escribir, como poner accidentalmente el número de un trabajador con el nombre de otro, o cambios de nombre no reportados, como una persona que cambia su apellido al de su esposo/a, o uno/a divorciado/a que vuelve a usar su apellido de soltero/a, puede que falte información y, por supuesto, puede haber errores al deletrear nombres y apellidos complicados en idiomas que no son el inglés. 

Una carta No Match no le dice nada al patrón sobre el estado migratorio del trabajador. La carta especifica claramente que recibirla no significa que el trabajador dio  intencionalmente información incorrecta, y dice claramente que "no está relacionada con los permisos de trabajo o el estado de inmigración".

Más aún, las cartas dicen claramente que los patrones no deben “tomar alguna acción contra un trabajador, como despedirlo, suspenderlo, castigarlo o discriminarlo simplemente porque su Seguro Social o nombre no coinciden con nuestros registros. Cualquiera de esas acciones podría, de hecho, violar las leyes estatales o federales y crearle consecuencias legales".

¿Qué debe hacer el patrón si recibe una carta No-Match?

Las cartas solo le piden al patrón que "revise" la información y le avise al Seguro Social si hay cambios y le da instrucciones exactas de cómo hacerlo, pero al final las cartas dicen claramente que si después de seguir todos los pasos no se ha podido corregir algún error, no hay necesidad de hacer nada más. En otras palabras, no hay que dar plazos para corregir nada, no hay que llenar nuevas formas, no hay que pedir nueva información al trabajador.

Una carta de la Comisionada Interina del Seguro Social al congresista Jim Costa también aclara que el Seguro Social "no tomará ninguna medida, ni hay consecuencias relacionadas con la SSA, por el incumplimiento por parte de los patrones por nuestras cartas". También insiste en que "la SSA no toma ninguna acción específica más que enviar la carta al patrón", y que "la SSA no es una agencia de aplicación de la ley y nuestra función tiene un alcance limitado para tratar de garantizar que le acreditamos sus ganancias a cada trabajador... "

Es decir, el Seguro Social no pone multas ni castiga a los patrones que no actúen cuando reciben una carta No Match.

¿Qué debes hacer si el patrón te dice que recibió una carta No Match?

No renuncies ni abandones tu trabajo solo porque el empleador recibió una carta No Match.

Tu patrón no puede usar la carta para tomar represalias o disciplinarte por ejercer tus derechos.

Si te despidieron porque el patrón recibió una carta No Match, pide de inmediato una aclaración y tu reincorporación al trabajo. Podemos apoyarte con cartas que expliquen la situación al patrón.

Primero, agradécele la información, y dile claramente que ese es un problema entre el Seguro Social y tú, y que es importante porque tus beneficios están en riesgo. Enseguida, dile que vas a revisar la información.

El patrón no puede darte fechas límites para “corregir la información”; recuérdale que la carta dice que si no se puede corregir no hay nada que hacer. El mismo Seguro Social, en su página de internet explica que poner los depósitos de un trabajador en la cuenta correcta puede llevarle hasta tres años. 

Segundo, si hay un error con la información, puedes ir a una oficina local del Seguro Social y hacer las aclaraciones correspondientes. 

Tercero, si no tienes una autorización de trabajo válida, no le des a tu patrón un número falso de Seguro Social. Si usaste un número falso cuando te contrataron, no lo vuelvas a presentar y no presentes un nuevo número que no sea válido. No firmes cartas ni formas ni autorizaciones para volver a revisar tu información. 

Recuerda que puedes guardar silencio respecto a tu estado migratorio. Si un trabajador admite ser indocumentado o no tener autorización de trabajo, el patrón debe, por ley, despedirlo de inmediato.

Si tu patrón te pregunta sobre tu estado migratorio al informarte de la carta No Match, puedes decir lo siguiente:

“Entiendo que las cartas No Match no dicen nada sobre mi estado migratorio. Al contratarme usted revisó mis documentos. Preguntarme nuevamente sobre mi estado podría violar varias leyes”.

Dile a tu patrón que tú y otros trabajadores consultarán con un abogado o un centro de trabajadores como Arise Chicago para encontrar el mejor consejo para resolver el problema. Si eres miembro de un sindicato o unión, avísales de inmediato.

Podemos ayudarte aclarándole al patrón que no debe hacer nada en tu contra y dándole información completa y adecuada.

Recuerda: ¡no renuncies a tus derechos! 

Si tienes más preguntas, ponte en contacto con Arise Chicago, envía un mensaje de texto al 773-769-6000 o al 312-715-8141, o envía un correo electrónico a [email protected]  o a [email protected], y ven a uno de nuestros Talleres de Derechos Laborales.

Durante la pandemia, la oficina de Arise Chicago está cerrada, y facilitamos los talleres en nuestra página de Facebook: www.facebook.com/AriseChicago.

_______________________________________________________________________________

Co to jest Lis: No-Match?

List No -Mach od Urzędu Administracji Social Security do pracodawcy stwierdzający, że dane osobowe danego pracownika (takie jak imię i nazwisko lub numer Social Security) nie pasują do danych posiadanych przez te agencje. 

Listy ten zaprasza pracodawców do weryfikacji powyższych informacji i wprowadzeniu odpowiednich poprawek aby upewnić się, że składki wysyłane przez pracodawców są zdeponowane na odpowiednim koncie, aby pracownik mógł korzystać z takich świadczeń, jak emerytura, Medicare, renta inwalidzka oraz, jeśli zajdzie taka potrzeba świadczenia dla spadkobierców.

Wiele rzeczy może generować brak dopasowania informacji dotyczących danych osobistych, I list ten podaje przykłady. Popularnym błędem jest powód błędu typograficznego taki jak przekręcanie nazwiska, lub przypadkowo wprowadzenie niewłaściwego numer Social Security lub niewłaściwe nazwisko. Błędy te też powstają na przykład gdy ktoś zawiąże związek małżeński i zmieni nazwisko na nazwisko męża, lub rozwiedzie się i powróci do panieńskiego nazwiska. Oraz informacje, w których brakuje danych i, oczywiście błędy w nazwiskach w językach innych niż angielski.

No- Mach list nie informuje pracodawcy o statusie emigracyjnym pracownika. List ten jasno określa, że otrzymanie go nie oznacza, że pracownik umyślnie podał błędne informacje, a list „nie jest związany z pozwoleniami o pracę lub statusem imigracyjnym”.

Ponadto w liście tym jest stwierdzone, że pracodawcy nie powinni “używać tego listu do podejmowania jakichkolwiek niekorzystnych działań przeciwko pracownikowi, takich jak zwolnienie, zawieszenie, lub dyskryminacja, tylko dlatego, że numer Social Security danego pracownika lub nazwisko nie pasują do danych posiadanych przez te Administracje. Każde z tych działań mogłoby w rzeczywistości naruszać prawo stanowe lub federalne i narażać na konsekwencje prawne”

Co pracodawca powinien zrobić, gdy otrzyma list No-Match?

List ten prosi pracodawcę o „przejrzenie” informacji i powiadomienie Administracji Social Security o zmianach  oraz podaje szczegółowe informacje jak to zrobić. Ale na końcu list ten wyraźnie informuje, że jeśli po wykonaniu wszystkich kroków nie jest możliwe poprawienie błędów, nie należy robić nic więcej. Krótko mówiąc, nie ma ram czasowych ani terminów na poprawienie czegokolwiek, nie trzeba wypełniać nowych formularzy i nie trzeba prosić pracownika o nowe informacje.

List od Tymczasowego Komisarza ds. Social Security do kongresmena Jima Costy wyjaśnia również, że Social Security-ubezpieczenie społeczne „nie podejmie żadnych działań ani nie zaistnieją żadne konsekwencji dla pracodawców, którzy otrzymają te listy”. Istnieje również wyraźna uwaga, że „SSA-ubezpieczenie społeczne nie podejmuje żadnych konkretnych działań poza wysłaniem tego listu do pracodawcy” oraz że „SSA- ubezpieczenie społeczne nie jest organem ścigania, a nasza funkcja ma ograniczony zakres możliwości zapewnienia, odpowiedniego kredytu twoich zarobków dla każdego pracownika ...”

Co pracownik powinien zrobić, gdy jego pracodawca otrzyma list No-Match?

Nie rezygnuj z pracy tylko dlatego, że pracodawca otrzymał list No-Match.

Twój pracodawca nie może wykorzystać tego listu do zemsty lub dyscyplinowania cię za korzystanie z twoich praw.

Jeśli zostałeś zwolniony, ponieważ pracodawca otrzymał list No Match, natychmiast poproś o wyjaśnienie i zażądaj powrotu do pracy. Pomożemy ci z listami wyjaśniającymi pracodawcy sytuację.

Podziękuj pracodawcy za informacje oraz wyjaśnić, że jest to problem między pracownikiem a administracja Social Security, a to, co jest zagrożone, to wyłącznie twoje prześle benefity. Następnie, powiedzieć pracodawcy, że zamierzasz przejrzeć informacje.

Pracodawca nie może podać Ci terminów na „poprawienie informacji”; przypomnij mu, że list informuje, że jeśli rozbieżności nie da się skorygować, nie ma nic więcej do zrobienia. Samo biuro Administracji-Social Security na swojej stronie internetowej wyjaśnia, że poprawienie błędu i przyznanie odpowiednich zarobków  odpowiednim pracownikom  może potrwać nawet trzy lata. List „No match” nie określa terminu na podjęcie jakichkolwiek działań.

Po drugie, jeśli wystąpi błąd w informacjach, możesz udać się do lokalnego biura Social Security- ubezpieczenia społecznego i złożyć odpowiednie wyjaśnienia.

Po trzecie, jeśli nie masz ważnego zezwolenia na pracę, nie podawaj swojemu pracodawcy fałszywego numeru Social Security-ubezpieczenia społecznego. Jeśli użyłeś fałszywego numeru podczas zatrudnienia, nie używaj go ponownie i nie przedstawiaj nowego numeru, który jest nieprawidłowy. Nie podpisuj listów, formularzy ani upoważnień do przeglądania informacji.

Pamiętaj, że masz prawo milczeć na temat swojego statusu emigracyjnego. Jeśli pracownik przyzna się, że jest nieudokumentowany lub nie ma zezwolenia na pracę, pracodawca musi, zgodnie z prawem, natychmiast go zwolnić.

Jeśli Twój pracodawca pyta Cię o status emigracyjny, informując Cię o liście No-Match, możesz powiedzieć:

„Rozumiem, że list No Match nie informuje nic o moim statusie imigracyjnym. Kiedy mnie zatrudniłeś, przejrzałeś moje dokumenty. Pytanie teraz ponownie o mój status może naruszać kilka przepisów. ”

Poinformuj swojego pracodawcę, że ty i inni pracownicy skonsultujecie się z prawnikiem lub centrum pracowniczym, takim jak Arise Chicago, aby uzyskac odpowiednia poradę w celu rozwiązania problemu. Jeśli jesteś członkiem związku zawodowego, powiadom ich natychmiast. Możemy ci pomóc, wyjaśniając pracodawcy, że nie powinien on robić nic przeciwko tobie i udzielić mu pełnych i odpowiednich informacji.

Pamiętaj: nie rezygnuj ze swoich praw!

Jeśli masz więcej pytań, skontaktuj się z Arise Chicago, wysyłając wiadomość tekstową na numer 773-769-6000 lub 312-715-8141 lub wysyłając wiadomość e-mail na adres [email protected] lub [email protected] i skorzystaj z jednego z naszych warsztatów praw pracowniczych.

W czasie pandemii COVID-19 biuro Arise Chicago jest zamknięte, a warsztaty odbywają się na naszej stronie na Facebooku: www.facebook.com/AriseChicago.